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「e文書法」の施行に伴い、「電子文書」の管理方法が重要になってきました。
企業内に多く存在する文書を電子化し、保存する場合は、以下のような点が重要です。
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| ①見読性 保存されている文書中の文字が、正しく読み取れるかどうか。 |
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文書をスキャナで読み込んだ場合、スキャナの性能や、圧縮率などによって、もとの文字がきちんと読み取れなくなる場合があります。
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| ②完全性 保存されている文書が完全な形であるかどうか。 |
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文書の保管方法によっては、媒体が劣化し、実質的な滅失と同じことが起こる恐れがあります。
そのため保存義務期間内は、バックアップなどを的確に実施し、いつでも文書が取り出せるようにしておく必要があります。
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| ③機密性 保存されている文書が、不正アクセスなど受けないようになっているか。 |
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電子文書が盗聴されたり、不正に持ち出されたり、また文書そのものが改ざんされたりしなように、セキュリティ対策をする必要がります。 |
| ④検索性 求めている電子文書が適切に見つかるかどうか。 |
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電子文書が短時間で簡単に見つけ出せるように適切な検索機能を備えた文書管理システムが必要です。 |
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